Se você alguma vez já trabalhou com análise de dados em algum grande projeto, sabe que a organização é um fator crucial para garantir a qualidade e precisão dos resultados. Cada projeto é único, mas sempre haverá várias maneiras para manter a organização de sua análise.

Dados que não são apresentados de uma maneira clara e concisa não ajudam a chegar a conclusões efetivas. O analista pode ter se esforçado bastante para realizar o planejamento e as pesquisas de mercado necessárias para entender quais dados são importantes e quais são descartáveis, porém, todo o trabalho será em vão se os dados estiverem organizados sem uma lógica ou divisões fáceis de entender.

Em maior ou menor escala, muitos profissionais enfrentam esse problema, mas há algumas práticas que são interessantes de realizar ao organizar os dados:

1. Use arquivos para separar dados importantes

Dentro de um ou mais arquivos você pode organizar quais são os dados que contribuem para cada objetivo. Se você tem dois objetivos diferentes, como aumentar vendas e reduzir custos operacionais, então faça questão de separar os dados relativos a cada objetivo em arquivos diferentes.

Essa divisão deverá considerar também os dados que são importantes daqueles que não são. Você deve lembrar de categorizar claramente cada aba, coluna, linha ou qualquer que seja a informação correspondente, facilitando a leitura de quem acessar a planilha no futuro.

2. Faça uma divisão dos dados em arquivos menores

Pode ser que, em um determinado momento da análise, você perceba que um só arquivo armazena infinitas variáveis. Nesse caso, no lugar de criar um arquivo enorme com dados impossíveis de serem relacionados, crie novos arquivos menores e relevantes.

Um arquivo que apresenta o perfil do consumidor de um bairro, por exemplo, provavelmente incluirá dezenas de variáveis diferentes, sobre renda, escolaridade, gastos com consumo, faixa etária, etc; faz sentido, então, separar cada um desses indicadores em pastas únicas. É interessante até você pensar em quais variáveis são comuns aos objetivos que você estabeleceu e quais pertencem a um único objetivo.

3. Cuidado com as versões que você faz de um mesmo arquivo

É comum que ao atualizar um arquivo pronto, o analista crie versões novas e deixe junto com as versões antigas. Se o analista esquecer de nomear cada versão, ou não especificar qual a alteração que foi realizada, é possível que ele tenha que refazer todo o trabalho posteriormente. As circunstâncias de uma análise podem mudar sem aviso, por essa razão é importante manter o controle de todas as etapas que são superadas ou que precisam ser revistas.

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